Lager, Leiter, Lieferanten: Eine gemeinsame Einkaufsplattform für dezentrale Pflegeheime mit 23 Hauswirtschaftsleitungen vor Ort umzusetzen, das ist die Herausforderung für das Beschaffungsmanagement der Kleeblatt Pflegeheime gGmbH.
Zu Beginn war alles neu: Diplom-Ökotrophologin Dr. Tanja Klink musste sich im Jahr 2006 als Leiterin Hauswirtschaftsmanagement zunächst darin einarbeiten, wie es ist, wenn eine gemeinnützige Organisation Leistungen ausschreibt. Gleichzeitig wollte sie eine Einkaufskooperation finden, mit der sie die Einkaufsphilosophie von Kleeblatt (Motto: „Hilfe vor Ort“) umsetzen konnte.
Das wohnortnahe Portfolio der Kleeblatt Pflegeheime teilt sich auf in
– Dauer und Kurzzeitpflege: 25 Pflegeheime inklusive einer Wohngemeinschaft mit neun Plätzen; insgesamt 700 Pflegeplätze (alle jeweils mit eigener Hauswirtschaftsleitung)
– Kompetenzzentrum für Menschen mit Demenz (zwei Gruppen mit je 15 Plätzen)
– Kleeblatt Ambulanter Dienst für die Versorgung der 560 Wohnungen des Kleeblatt Wohnens
– Tagespflege (zwei eigenständige Einrichtung mit zwölf bzw. 15 Plätzen).
Endlich ohne Zettelwirtschaft
„Bei der Einführung einer Einkaufsplattform muss Schritt für Schritt vorgegangen werden“, so Dr. Tanja Klink, die in der Kleeblatt Firmenzentrale in Ludwigsburg arbeitet. Vor der Einführung sollten alle Beteiligten den Nutzen dieses Systems verstehen, also beispielsweise dass nun keine Rechnungen und Bestellungen mehr per Hand bearbeitet oder gesammelt werden müssen und dass die Hauswirtschaftsleitungen nun jederzeit selbst einen Überblick über die laufenden Kosten haben.
„Wir haben nach der ersten Vorstellung des Systems für alle HWLs zunächst mit einer Demo-Version gearbeitet, um den Mitarbeiterinnen zu zeigen, wie der Bestellvorgang zukünftig funktioniert.“ Drei Monate lang begleiteten dann die vier Regionalleiterinnen „ihre“ HWLs auf dem Weg und nach etwa einem Jahr lief alles reibungslos. Ohnehin treffen sich die HWLs der vier Regionen einmal im Quartal zum Jour fixe und einmal jährlich alle Leitungskräfte der Hauswirtschaft komplett bei einer Jahrestagung; genauso wie die Leitungskräfte des Pflege- und Sozialmanagements. „Denn die erfolgreiche Einführung eines solchen Systems ist nur als Teamleistung aller Mitarbeiter möglich“, so Dr. Klink.
Robert Baumann
Fotos: Michael Fuchs (3), S & F Consulting (1)
